CRM-demo – 35 frågor och ett protokoll för beslut

Förbered samma scenario och en agenda på 45 minuter

Skicka ett kort scenario och er prioriterade kravlista före mötet. Ett exempel är ett mindre B2B-företag där två säljare arbetar med samma företagskund, kunden har två kontaktpersoner och den ena säljaren behöver lämna över en offertuppföljning. Använd påhittade eller avidentifierade uppgifter.

Agendan är ett arbetsförslag. Anpassa tiden efter era kritiska krav och boka separat fördjupning när integration eller säkerhet inte kan bedömas i mötet. Be om samma upplägg hos båda kandidaterna.

• Kopiera kravmallen innan leverantörsmötet

Fråga 1–7: säljarens vardag och uppföljning

Pipedrives dokumentation visar exempelvis hur nästa aktivitetsdatum och koppling till affär hanteras. Be kandidaten visa motsvarande uppföljning i ert scenario och låt en säljare utföra en del av testet.

• 1. Säljarens vardagsflöde: Kan ni skapa en ny förfrågan, tilldela ansvar och boka nästa aktivitet i ett sammanhängande flöde?
• 2. Kan vår säljare själv flytta affären till offert och ändra nästa uppföljning?
• 3. Pipeline och aktiviteter: Hur hittar säljaren försenade aktiviteter och öppna affärer som helt saknar nästa steg?
• 4. Kan en kollega ta över affären och hitta den senaste dialogen utan en muntlig genomgång?
• 5. Lead och kvalificering: Hur dokumenterar vi varför ett lead godkänns eller avvisas så att utfallet kan följas upp?
• 6. E-post och kalender: Kan ni visa att en kunddialog och ett möte hamnar på rätt kontakt och affär?
• 7. Hur väljer användaren vilken kommunikation som får delas med kollegor och vilken som ska undantas?

Källstöd: Pipedrive: aktiviteter och uppföljning

Fråga 8–14: rapporter, roller och administration

Bestäm vilken rapport ni faktiskt använder i ett säljmöte. Kontrollera att siffrorna går att förklara med de testaffärer som nyss skapades. Använd era tänkta roller när behörigheter provas.

• 8. Rapportering och prognoser: Kan ni visa öppna offerter, affärernas ålder och saknad uppföljning med testdatan?
• 9. Kan vi följa ett rapportvärde tillbaka till affärerna som räknas med?
• 10. Roller och behörigheter: Kan ni visa vad en säljare, chef respektive administratör får se, ändra och exportera?
• 11. Administratörsflöde: Kan vår förvaltare ändra ett fält och en vy, och förklara hur ändringen påverkar befintliga poster?
• 12. Automation: Kan ni visa en regel med utlösande händelse, villkor, åtgärd och ett sätt att stoppa den?
• 13. Vad händer om en automationsregel saknar data eller körs flera gånger på samma affär?
• 14. Kan en ny säljare hitta dagens arbete och registrera en aktivitet från den mobil eller dator som ska användas?

Fråga 15–21: import, integration och felhantering

HubSpot beskriver import med mappning och unika identifierare. Ta därför med ett prov där samma företag har flera kontakter och affärer. Ett lyckat test behöver visa att relationerna blir rätt, inte bara att filen accepteras.

• 15. Datamigrering: Kan ni importera vårt prov och visa att kontakter, företag och affärer kopplas rätt?
• 16. Vad händer om vi försöker importera samma kund igen eller om en rad saknar obligatorisk information?
• 17. Integrationer: Kan ni visa ett av våra nödvändiga dataflöden mellan CRM och ett annat system?
• 18. Hur upptäcks ett synkfel, vem ansvarar för åtgärden och hur undviks dubbletter vid ett nytt försök?
• 19. Kan vi kontrollera ägare, datum och egna fält i en felrapport efter provimporten?
• 20. Hur återgår vi till ett kontrollerat läge om testimporten skapar felaktiga kopplingar?
• 21. Vilka begränsningar och externa beroenden finns för den integration vi precis såg?

Källstöd: HubSpot: förstå importverktyget

• Förbered provdata med migreringschecklistan

Fråga 22–28: data, åtkomst och vägen ut

Pipedrive anger att aktiviteter, anteckningar och filer exporteras separat. Det illustrerar varför ni behöver prova mer än en kontaktlista. Be kandidaten visa hur nödvändig historik följer med och kan identifieras efter export.

IMY beskriver när behandling för en annan parts räkning kräver biträdesavtal. Begär dokumentationen som behövs för att bedöma rollerna och det aktuella upplägget.

• 22. Export och exit: Kan vi exportera provets kontakter, affärer, aktiviteter och nödvändiga anteckningar och koppla ihop dem igen?
• 23. Vilka roller får exportera, och vilka begränsningar gäller för den roll vi testar?
• 24. Säkerhet och GDPR: Var finns avtalsunderlag om dataansvar, underbiträden och den behandling som tjänsten utför för oss?
• 25. Vilken åtkomst och vilka möjligheter att ta ut data finns vid uppsägning?
• 26. Kan ni visa inloggningsskydd, åtkomstloggning och avslut av en användares behörighet i rätt plan?
• 27. Hur väljs dataregion och var beskrivs eventuella överföringar av våra uppgifter?
• 28. Hur fungerar gallring och återställning, och vilka delar ansvarar vi själva för?

Källstöd: Pipedrive: exportera data · IMY: när behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal?

Fråga 29–35: rätt plan, införande och stöd

Samla skriftliga svar som går att stämma av mot det ni såg. Om en visad funktion kräver annan plan eller ett separat tillägg ska det framgå innan ni jämför kostnader. Kostnadsuppgifterna behöver gälla ert eget upplägg.

• 29. Prislogik och planberoenden: Vilken plan har demonstrerats och vilka moment kräver tillägg, högre plan eller separat integration?
• 30. Vilket arbete måste vi eller en konsult utföra före start, och vem ansvarar för varje del?
• 31. Support: Vilka kanaler och avtalade svarstider gäller för planen vi överväger?
• 32. Avtal och uppsägning: Vilken bindningstid, uppsägning och förnyelse gäller?
• 33. Hur påverkas avtalet om vi ökar eller minskar antal säljare, administratörer och läsanvändare?
• 34. Vilket stöd ingår för användarutbildning och förvaltning efter införandet?
• 35. Beslutsprotokoll: Vilka öppna frågor får vi skriftligt besvarade, av vem och vid vilket datum?

• Räkna på det upplägg som faktiskt demonstrerades

Beslutsprotokoll: vad var faktiskt bevisat?

Kopiera protokollet och skapa en rad per kritiskt krav. Exempelraden nedan är påhittad och visar hur en ofullständig demonstration kan dokumenteras. Den beskriver ingen faktisk leverantör. Ett obesvarat kritiskt krav ska få ett eget test eller en dokumenterad avvägning innan ni går vidare till köp.

• Bevisat: det överenskomna testet lyckades i rätt plan och resultatet dokumenterades.
• Delvis bevisat: en del visades, men någon del av kravet återstår att kontrollera.
• Inte bevisat: ni fick ett påstående, en presentation eller ett löfte om uppföljning.
• Inte uppfyllt: demonstrationen eller underlaget visar att kravet inte klaras.

• Jämför CRM-kandidater med era testresultat som underlag

Källor och metod

Guiden bygger på länkad dokumentation. Mallar, prioriteringar och räkneexempel är CRMvalets redaktionella arbetsförslag. Funktionsuppgifter gäller det som källan beskriver; kontrollera den plan ni överväger i en egen demo.

Vanliga frågor